Viteza, evoluţia, productivitatea, eficienţa sunt cuvintele care ne definesc modul de lucru din prezent. Încercăm să muncim cât mai mult pentru a produce mai mult. Dar cum ziua nu are decât 24 de ore, iar oamenii sunt foarte creativi, a apărut o soluție: multitaskingul.
În traducere, multitasking înseamnă să faci cât mai multe lucruri și să rezolvi cât mai multe probleme într-un timp scurt. Toți am vrea să putem face multitasking atât în viața profesională, cât și personală, însă nu toți posedăm abilități de concentrare și memorie atât de ridicate.
Studiile recente arată că multitasking-ul este un comportament contraproductiv și stresant.
De exemplu: angajații care lucrează multitasking se simt stresați, supraîncărcați, obișnuiesc să mănânce mai mult, au o tensiune arterială crescută, sunt mai ușor de distras, relaționează greu cu cei din jur, au afectată creativitatea și sunt impulsivi. De asemenea, multitasking-ul obligă creierul să proceseze informația superficial.
În plus, studiile de psihologie cognitivă susțin faptul că atunci când încercăm să facem două sarcini dificile în același timp, nu le vom putea face nici simultan și nici bine, întrucât creierul va amâna o sarcină până o va rezolva pe cealaltă. Când eviți multitasking-ul, de fapt devii mult mai focalizat pe ceea ce ai de făcut. Astfel, crește calitatea muncii prestate și scade timpul de execuție. Sigur că nu vei putea evita multitasking-ul în 100% din cazuri, însă și un procent de 70% înseamnă suficient de mult.
Faptul că te ocupi de mai multe lucruri în același timp sau treci imediat de la unul la altul, nu te face mai eficient. Dimpotrivă, te defocalizează și îți limitează mult capacitatea de analiză. Așadar, modul în care îți organizezi timpul va avea un impact semnificativ asupra creierului și productivității muncii tale.
Există mai multe tipuri de multitasking și probabil ești familiarizat cu toate: atunci când încerci să rezolvi două sau mai multe sarcini în același timp, trecerea rapidă și haotică de la o sarcină la alta și “rezolvarea” multor probleme în succesiune rapidă, una după cealaltă.
Ce se întâmplă deci? După un timp, multitasking-ul îți influențează memoria pe termen scurt. Un studiu de la Universitatea California din San Francisco, a descoperit că “ciornele” din creierul tău sunt de fapt unul dintre motivele pentru care uiți detalii. Ai atâtea mici bucățele de informație dezorganizate în minte, încât creierul tău obosește și le trimite direct în recycle bin. Pe lângă asta, multitasking-ul îți seacă resursele de energie, ceea ce te face să te concentrezi mai greu și să fii mai anxios. Are o influență negativă și asupra creativității și nu te prea lasă să gândești “outside the box”. Asta se datorează faptului că ideile creative au nevoie de spațiu să incubeze, iar aglomerația cauzată de multitasking nu le lasă să “germineze”.
În experiența noastră, duce și la apariția greșelilor și scăderea productivității. Cu cât încerci să faci mai multe lucruri odată, cu atât o să obții rezultate mai puține și mai puțin calitative.
Cu toate acestea, multitasking-ul nu mai este doar un rău necesar, ci a devenit o calitate „la modă” de trecut în CV. Totuşi, dacă stăm să analizăm lucrurile cu atenţie, ceea ce noi numim multitasking nu presupune a face mai multe lucruri simultan, ci a trece foarte repede de la o acţiune la alta. De fiecare dată când începem o acţiune în timp ce realizăm deja o alta, creierul nostru o pune pe pauză pe prima şi trece la a doua, uneori într-o fracţiune de secundă. Timpul necesar tranziţiei de la o activitate la alta depinde în principiu de caracterul de noutate al acţiunilor pe care vrem să le desfăşurăm în paralel şi de gradul de similaritate între acestea.
Sfaturi pentru evitarea multitasking-ului:
Chiar dacă acest lucru nu este posibil în totalitate în zilele noastre, atunci când ne apucăm de treabă, ar trebui să ținem cont de o serie de sfaturi pentru a încerca să evităm mutitasking-ul:
Înapoi la monotasking. Creierul funcționează cel mai bine atunci când se focusează pe o singură sarcină. De exemplu, atunci când scriem un raport, ideal ar fi să închidem ferestrele de Facebook, Twitter sau muzică de pe Youtube și vom vedea că vom reuși să terminăm mult mai rapid sarcina respectivă.
Concentrarea. Un principiu de bază în ducerea la bun sfârșit a unei sarcini este concentrarea. Putem începe ziua prin a ne focusa pe ceea ce ne-am decis cu o zi înainte că ar fi cea mai importantă sarcină a zilei.
P vine de la planificare. Este de dorit să ne planificăm fiecare zi în parte pentru a ne crește productivitatea atât acasă, cât și la locul de muncă. Nota bene: să lăsăm timp și pentru activitățile imprevizibile care pot inteveni.
Să nu uităm de pauze. Creierul nostru are nevoie constant de pauze. Putem face diferite exerciții de relaxare pentru a ne odihni mintea mai ales atunci când trecem de la o activitate la altă. Ne putem propune ca la fiecare 90 de minute să luăm o pauză. Dacă avem posibilitatea, putem face și o mică plimbare. Cercetătorii au descoperit că oamenii învață mai bine după o plimbare în natură sau după o altă formă de exercițiu fizic.
Decizii, decizii. Este important să nu ne cramponăm prea mult în luarea unei decizii. După ce am luat o decizie, este cazul să mergem mai departe.
Să ne oprim atunci când am obținut ceea ce ne-am dorit. Este necesar să stabilim când o sarcină și-a atins scopul și să nu încercăm să trecem peste puterile noastre de a strânge informații atunci când știm că acest lucru este posibil. Uneori, auto-suficiența poate fi productivă.
Idei peste idei. Având în vedere că suntem bombardați de o multitudine de mesaje exterioare, există o serie de idei care ne apar. Putem încerca să le notăm atunci când acestea își fac apariția deoarece ne pot fi de folos într-un moment din viitor.
____________________
Proiectul VIITOR este finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020, Axa prioritară 2: Îmbunătățirea situației tinerilor din categoria NEETs, Obiectiv tematic 8, Prioritatea de investiție 8.ii, Apel de proiecte POCU/910/2/4/Operațiune compozită O.S. 2.1, 2.2.